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VerbandsNachrichten 2 I 2018

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VerbandsNachrichten 2 I 2018

VerbandsNachrichten 2/2018 I Aus der Arbeit von DStV und DStI DSGVO – Hilfen für die Praxis und insbesondere die Kanzleiwebseite Seit dem 25.05.2018 müssen die neuen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG 2018) in Unternehmen, aber auch in Steuerberatungskanzleien umgesetzt sein. Bereits in unseren VerbandsNachrichten 4/2017, S. 57, hatten wir einen Aufsatz des Datenschutzbeauftragten Stefan Rehfeld veröffentlicht, der auf einer DIN-A4-Seite checklistenartig die neuen Anforderungen beschreibt. DStV und BStBK haben zunächst gemeinsam eine FAQ-Liste erstellt, in der auf häufig gestellte Fragen geantwortet wird. Diese FAQs stehen unter StBdirekt Nr. 17568 zur Verfügung. Sodann sind folgende Handlungsempfehlungen erarbeitet worden: 1. An erster Stelle steht die Einrichtung eines Datenschutz-Leitfadens, der für die Kanzleiangehörigen verbindlich ist. Damit wird die „Rechenschaftspflicht“ zur Umsetzung der nachfolgend genannten Datenschutzgrundsätze dokumentiert: Rechtmäßigkeit, faire Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Richtigkeit sowie technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz vor unbefugten Zugriffen oder Beschädigung der personenbezogenen Daten („Integrität und Vertraulichkeit“). 2. Steuerberatungskanzleien kommen nicht umhin, ein Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen, schon weil die in der Kanzlei verarbeiteten Daten dem Berufsgeheimnis unterliegen und somit ein Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen besteht. In diesem Verzeichnis werden die Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Zwecke der Verarbeitung und die Kategorien der Betroffenen, der erhobenen Daten sowie der Empfänger dokumentiert. Zudem müssen die Fristen zur Löschung der in der Kanzlei erhobenen personenbezogenen Daten festgelegt werden. Im Falle einer Datenübertragung in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR muss auch dies im Verfahrensverzeichnis geregelt sein (ggf. in Fällen der Nutzung von Cloud-Software, Messenger-Diensten mit Servern in Drittländern etc.). 3. Es empfiehlt sich die Erstellung eines Aufbewahrungs- und Löschkonzepts, welches die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und die anschließende Löschung personenbezogener Daten sicherstellt. Auf diese Weise wird die Einhaltung der Löschpflichten dokumentiert. 4. Um die unverzügliche Benachrichtigung der Datenschutzbehörde und Betroffenen (spätestens innerhalb von 72 Stunden) sicherzustellen, eignet sich die Errichtung eines Meldesystems für Datenpannen. 5. Die Kanzlei sollte zudem eine Arbeitsanweisung zur Wahrung der Betroffenenrechte erstellen: Anhand der Arbeitsanweisung muss das Kanzleipersonal vorbereitet sein, Ansprüche von Betroffenen auf Information und Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragung von Daten richtig einzuschätzen. Das Kanzleipersonal muss insbesondere bei Drittbetroffenen geltend gemachte Ansprüche ggf. ablehnen, wenn das Berufsgeheimnis des Steuerberaters und seiner Berufsangehörigen Vorrang hat. 6. Kanzleien müssen prüfen, ob ein Datenschutzbeauftragter (DSB) bestellt werden muss und ggf. eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchzuführen ist. Sind zehn oder mehr Personen in der Kanzlei ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten befasst, muss immer ein DSB bestellt werden. Ein DSB und eine DSFA ist zudem auch bei weniger als zehn Personen erforderlich, wenn eine besonders umfangreiche Verarbeitung „sensibler“ Datenkategorien (z. B. Daten über die Religion, Gesundheit, sexuelle Orientierung etc.) oder von personenbezogenen Daten über Straftaten vorliegt. Wann eine „besonders umfangreiche Verarbeitung“ im Einzelnen anzunehmen ist, ist momentan noch mit Rechtsunsicherheit verbunden. 7. Die Auftrags(daten)verarbeitungsverträge (z. B. Kanzleisoftware) müssen an die DSGVO und an die Neufassung der Vorschriften über das Berufsgeheimnis angepasst werden. Bei Auftragsverarbeitern wie auch bei sonstigen Dienstleistern, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, müssen die erforderlichen Erklärungen zur Verschwiegenheit dokumentiert sein. Es muss darauf geachtet werden, dass Auftragsverarbeiter und andere Dienstleister nicht mehr als erforderlich Einblick in die personenbezogenen Daten bekommen. Die Tätigkeit des Steuerberaters für seinen Mandanten erfolgt in eigener Verantwortung und ist keine Auftragsverarbeitung. Dies gilt auch für die Lohnund Gehaltsabrechnung, die der Steuerberater nach dem StBerG eigenverantwortlich ausführt (siehe hierzu auch das Kurzpapier Nr. 13 zur Auftragsverarbeitung der Datenschutzkonferenz - DSK). 8. Eine auf die Bedürfnisse der Kanzlei abgestimmte Schulungsunterlage dient der Sensibilisierung der Mitarbeiter und Berufsträger. Die Angehörigen der Steuerkanzlei müssen die Grundsätze und Pflichten einer datenschutzkonformen Ver- 32

Aus der Arbeit von DStV und DStI I VerbandsNachrichten 2/2018 arbeitung nach den neuen Vorschriften in der Praxis umsetzen und dokumentieren. Die Kanzleiangehörigen müssen in die Lage versetzt werden, bei Anfragen von Betroffenen und Datenschutzbehörden richtig zu reagieren und dabei das Berufsgeheimnis zu wahren. Zur Umsetzung der vorstehenden Handlungsmaßnahmen bieten die einschlägigen Fachverlage und Datenschutz-Institutionen wie beispielsweise die Konferenz der Datenschutbehörden des Bundes und der Länder (DSK) erste Merkblätter und Musterformulare an. Derzeit erarbeiten der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) und die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam umfassende Praxishilfen, die konkret auf die besonderen Anforderungen kleiner und mittelständischer Steuerberatungskanzleien beim Datenschutz abgestimmt werden. Hinweis Die Hinweise des DStV und der BStBk sind – in ggf. aktualisierter Form – abrufbar auf der DStV-Webseite (www.dstv.de ) in der Rubrik Praxistipps. Unter den neueren Hinweise befindet sich auch solche betreffend die Kanzleiwebseite der Kanzleien (StBdirekt Nr. 17646). Aktualisierte Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen Ab sofort steht die Musterverfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege in einer aktualisierten und redaktionell überarbeiteten Fassung zur Verfügung. Die Musterverfahrensdokumentation wurde als Hilfestellung gemeinsam vom DStV und der BStBK entwickelt. Sie gibt den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen Formulierungshilfen dafür, wie der Umgang mit digitalisierten Belegen organisiert und dokumentiert werden kann. Damit soll die Vernichtung der originalen Papierbelege ermöglicht werden, ohne negative Folgen für die Ordnungsmäßigkeit und insbesondere die Beweiskraft der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen befürchten zu müssen. Das digitale Belegabbild soll hierzu den Papierbeleg für Nachweis- und Dokumentationszwecke vollständig ersetzen. In der Musterverfahrensdokumentation werden die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung beschrieben. Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie z.B. die genaue Unterweisung der mit dem Scannen betrauten Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Anforderungen für ein internes Kontrollsystem. Hinweis Die aktualisierte Musterverfahrensdokumentation ist abrufbar unter www.dstv.de/fuer-die-praxis/arbeitshilfen-praxistipps sowie für Verbandsmitglieder unter www.stbdirekt.de (StBdirekt-Nr. 014407) zusätzlich auch in einer Wordversion. Gut besuchtes DStV-Symposium widmete sich der Digitalisierung des Besteuerungsverfahrens „Die Finanzverwaltung ist mit ihren Projekten, die das Besteuerungsverfahren für Steuerpflichtige und Steuerberater in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung einfacher und effizienter gestalten sollen, auf einem guten Weg.“ Dieses Fazit zog DStV-Präsident StB/WP Harald Elster anlässlich des diesjährigen Symposiums des Verbändeforums EDV des DStV. Die gut besuchte Veranstaltung fand am 14.03.2018 unter dem Motto „DIVA, RABE, NACHDIGAL – Wie digital wird das Besteuerungsverfahren in der Praxis?“ im Berliner Haus der Verbände statt. Präsident Elster: „Die Finanzverwaltung ist bei der Digitalisierung auf einem guten Weg." Die elektronische Kommunikation gewinnt an Form StB/vBP Richard Deußen, Vorsitzender des Verbändeforums EDV, beleuchtete in seinem Grußwort den Hintergrund der Veran- 33

Publikationen

Seminar- und Veranstaltungsübersicht 02 I 2020
Steuerberaterlehrgang 2020
Steuerfachwirtprüfung - Vorbereitungslehrgang auf die Qualifikationsprüfung
Vorbereitungslehrgang auf die Prüfung zum/zur Steuerfachangestellten