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VerbandsNachrichten 3 I 2017

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VerbandsNachrichten 3 I 2017

VerbandsNachrichten 3/2017 I Aus dem Verbandsleben Finden statt Suchen – Die digitale Mandantenakte Alle Informationen zu Ihrem Mandanten jederzeit und überall verfügbar Sie kennen es selbst aus Ihrem Alltag, immer mehr Informationen müssen immer schneller organisiert, bearbeitet und verwaltet werden. Dabei liegen lt. DATEV immer noch 70 % aller geschäftsrelevanten Informationen in Papierform vor. Dies verursacht extrem hohe Such- und Durchlaufzeiten. Eine zeitgleiche Bearbeitung durch mehrere Personen erfordert Kopien, was auch bei der besten Organisation wiederum zu Inkonsistenzen führen kann. Darüber hinaus liegen viele weitere Informationen zu Ihrem Mandanten in unterschiedlichen Medienformaten (E-Mail, elektronische Dokumente etc.) an verschiedenen Speicherorten. Dazu muss der Posteingang organisiert und das Posteingangsbuch geführt werden. Mandantenbezogene Korrespondenz muss verwaltet und rechtssicher aufbewahrt werden. Die dazugehörige Gesetzgebung wird konsequent weiterentwickelt und macht eine Veränderung in der Organisation Ihrer Dokumentenverwaltung unumgänglich. Welches Dokumenten-Management-System ist das Beste für Ihre Kanzlei? Das beste Dokumenten-Management-System gibt es nicht, sondern nur eines, das am besten zu Ihren Anforderungen passt. Von daher sollten diese im Detail bekannt sein, bevor Sie eine Auswahl für ein solches System treffen. Ein zweiter entscheidender Aspekt bei der Auswahl und Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ist die Akzeptanz bei den Anwendern. Damit der wirtschaftliche Nutzen eines Dokumenten-Management-Systems tatsächlich erreicht wird, muss es den Mitarbeitern erkennbare Vorteile und Nutzen in der täglichen Arbeit bringen. Anwenderfreundlichkeit und intuitive Bedienung tragen hierzu wesentlich bei. Um das mögliche Potenzial eines DMS auszuschöpfen, sollten Sie externen Rat hinzuziehen, um Ihre Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System aufzunehmen und in einem schriftlichen Konzept (Pflichtenheft) festzuhalten. In einem oder mehreren Workshops werden die Anforderungen für die spätere Bieteranfrage festgelegt und Ihre Mitarbeiter von Beginn an in das Projekt mit eingebunden. Hier schafft ein Dokumenten-Management-System (DMS) Abhilfe. Es bietet einen 360-Grad-Blick auf Ihren Mandanten und macht alle Informationen zu jederzeit und an jedem Ort verfügbar. Bei konsequenter Anwendung reduziert sich der Arbeitsaufwand für Verteilen, Sortieren, Kopieren und Archivieren erheblich. Darüber hinaus entwickeln sich Dokumenten-Management-Systeme im Betrieb häufig von der ursprünglich geplanten Archivierungslösung zur universellen Wissensplattform. Wie oft sind Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Suche nach einem bestimmten Ordner, um dann festzustellen, dass gerade jemand anderes damit arbeitet? Wie lange dauert es bei Ihnen, wenn ein Mandant darum bittet, schnell mal eben einen Vertrag oder Unterlagen für die Bank gefaxt oder gemailt zu bekommen? In mittelständischen Unternehmen werden laut Aussage verschiedener Beratungsfirmen bis zu 20 % der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht. Steuerberatungskanzleien sind da sicherlich bereits besser organisiert. Dennoch lässt sich mit Hilfe eines DMS pro Mitarbeiter pro Tag mindestens eine Stunde Zeit für Ablage und Suche einsparen. Zudem verlangt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht ihren Tribut. 1.000 Ordner kommen da schnell zusammen. Die Archivierungsräume vieler Kanzleien quellen über. Das Wiederfinden von Altakten oder die Entsorgung der über 10-jährigen Akten ist für die meisten Azubis eine der großen Herausforderungen ihrer jungen Karriere. Auch hier ist das Einsparpotenzial leicht nachvollziehbar. Zum einen müssen deutlich weniger Ordner angeschafft werden, zum anderen sparen Sie Platz. In der Regel beinhalten diese Workshops die • Aufnahme Ihrer Anforderungen • Definition der Verbindung zwischen DATEV (Addison etc.) und der DMS-Lösung • Definition der Ablage- und Berechtigungsstruktur • Klärung von Datenmigration (z. B. vom File Server) • Definition der Outlook Anbindung • Klärung der Anbindung anderer Anwendungen (z. B. MS Office) • Definition standortunabhängiger Zugriffsmöglichkeiten • Definition von Scanprozessen • Einhaltung rechtlicher Vorgaben Die Erstellung eines Konzeptes reduziert bei der späteren Auswahl der DMS-Lösung und des einführenden Dienstleisters das Risiko intransparenter Folgekosten bei der zukünftigen Erweiterung des Systems, strukturiert die Anforderung, schließt Missverständnisse aus und verhindert, dass wichtige Punkte vergessen werden. Die schriftliche Konzeption gibt Ihnen ein Dokument an die Hand, auf dessen Umsetzung sie tatsächlich einen Anspruch haben. Ohne die Schriftform ist bei der Projektvorbereitung alles mündlich Vereinbarte reiner Konjunktiv. Wenn dann in der Umsetzung etwas nicht passt, können Sie nur hoffen, sich irgendwie mit dem Anbieter einigen zu können. Die Kosten für diese Beratungsdienstleistung liegen zwischen € 1.500 bis € 2.000 pro Tag. Für mittlere Kanzleigrößen sind erfahrungsgemäß zwei Tage erforderlich, um ein produktneutrales Konzept zu erstellen. 18

Aus dem Verbandsleben I VerbandsNachrichten 3/2017 HARALD ELSTER: DIE DIGITALISIERUNG SCHAFFT WETTBEWERBSVORTEILE Erfahrungen aus der Praxis für die Praxis Harald Elster: „Die Digitalisierung schafft Wettbewerbsvorteile“ Die Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei Erfahrungen Harald aus Elster der in Praxis Lüdenscheid für die Praxis durch konnte z. B. das Digitalisieren von Mandantenakten von de auf und die Bedürfnisse Steuerberater der auf Kanzlei digitaler passgenau Basis rierten Workflowlösung von Xerox. Da- der Dokumentenaustausch zwischen Kun- verfügt Die Steuerberatungs- über langjährige und Erfahrung Wirtschaftsprüfungskanzlei in Mandantenakten Harald auf die zugeschnitten Bedürfnisse der werden. läuft“ „Unabhängig unterstreicht von Harald dem Vorteil, Elster die unsere Notwendigkeit optimieren, zu fordern dem Thema unsere „Um Mandanten unseren den Elster Bereichen in Lüdenscheid professionelle verfügt Steuerberatung, Bereichen Wirtschaftsprüfung professionelle und Steuerberatung, Unterneh- „Unabhängig Wirtschaftsprüfung von dem immer Vorteil, stärker, unsere dass der Mandantenstamm Dokumentenaustausch zu halten zwischen und auszu- Kunde über langjährige Kanzlei Erfahrung passgenau in den zugeschnitten eigenen werden. Abläufe zu mensberatung. und Unternehmensberatung. Sie bietet das gesamte Sie bietet das eigenen gesamte Abläufe Spektrum zu optimieren, und Steuerberater fordern auf bauen, digitaler ist Basis der Schritt läuft“ unterstreicht zur digitalen Harald Mandantenakte zu dem Thema. von zentraler „Um unseren Bedeutung“. Mandan- Spektrum von der von Finanzbuchhaltung, der Finanzbuchhaltung, der Lohn- und unsere Gehaltsbuchhaltung, Lohn- der und Erstellung Gehaltsbuchhaltung, von Jahresabschlüssen der und Einnahmentenstamm zu halten und auszubauen, ist der Schritt zur digitalen Mandanten immer Elster stärker, die Notwendigkeit dass der Erstellung überschussrechnungen, von Jahresabschlüssen die Bearbeitung und der Steuererklärungen, Mandantenakte von zentraler Bedeutung“. Einnahmenüberschussrechnungen, die Durchführung von freiwilligen und die Pflichtprüfungen der von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen die und der Bearbeitung Durchführung umfassenden von Unternehmensberatung. freiwilligen und Pflicht-Dabeprüfungen umfasst von der Jahresabschlüssen Mandantenkreis Unternehmen und der umfassenden aller Rechtsformen Unternehmensberatung. und Größen, wie auch Dabei freiberufliche umfasst der Praxen. Mandantenkreis Unternehmen aller Rechtsformen und Größen, wie In auch der freiberufliche Kanzlei werden Praxen. für die Mandanten maßgeschneiderte Lösungen erarbeitet. In der Kanzlei werden für die Mandanten maßgeschneiderte Lösungen erarbeitet. Um die internen Prozessabläufe zu optimieren Um und die die internen Mitarbeiter Prozessabläufe im täglichen zu Büroalltag optimieren zu entlasten, und die nutzt Mitarbeiter die Kanzlei im Harald täglichen professionelle Büroalltag zu Farb- entlasten, Multifunktionssysteme nutzt die Vertriebsrepräsentant Christoph Breuer vom Xerox Team Jansen mit seinem Kunden Elster Kanzlei mit einer Harald integrierten Elster professionelle Workflowlösung Farb- von Harald Elster und Mitarbeiter Arndt Lange vor einem der eingesetzten Xerox-Systeme Vertriebsrepräsentant Christoph Breuer vom Xerox Team Jansen mit seinem Kunden Harald Elster und Multifunktionssysteme Xerox. Dadurch konnte mit z. B. einer das Digitalisieren integ- WorkCentre Mitarbeiter 7845 Arndt Lange vor einem der eingesetzten Xerox-Systeme WorkCentre Foto: 7845 Markus Schreier DIGITALE MANDANTENAKTE – BERATUNGSGUTSCHEN Haben Sie Interesse am maßgeschneiderten Dokumenten- Management? – Als Rahmenvertragspartner des Steuerberaterverbandes Köln e.V. bieten wir Ihnen als Mitglied kostenlos und unverbindlich an: • Besuch eines erfahrenen Spezialisten • Aufnahme der IST-Situation Ihrer Kanzlei • Ermittlung Ihrer Anforderungen an ein digitales Dokumenten Mangement System • Ausarbeitung eines Lösungsvorschlags inkl. Angebot. Aktuell fördert das Land NRW Unternehmen bei der Einführung eines DMS mit bis zu 25.000 EUR. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Löhestraße 32 . 53773 Hennef (Sieg) Tel. 0 22 42 / 92 12-111 . Fax 0 22 42 / 10 65 www.teamjansen.de/stbverband-koeln stbverband-koeln@teamjansen.de

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